TombakEssay : Kritikaputri
Pengantar
Dalam struktur organisasi yang dirancang secara ideal, setiap unit kerja dirancang untuk memiliki batasan ruang operasional yang jelas, kewenangan yang sesuai dengan fungsinya, serta perangkat kerja dan sumber daya yang memadai agar dapat menjalankan tugasnya dengan optimal. Namun, terdapat fenomena ironis yang sering muncul pada bidang Informasi dan Komunikasi (Infokom) – sebuah bagian yang memiliki peran sangat vital bagi kelangsungan organisasi, namun justru seringkali tidak mendapatkan dukungan berupa template kerja yang terstandarisasi, pedoman resmi yang jelas, maupun kesempatan untuk terlibat dalam tahapan pengambilan keputusan strategis.
Fungsi Utama Bidang Informasi dan Komunikasi
Bidang Infokom berperan sebagai ujung tombak dalam menyampaikan pesan organisasi kepada berbagai pihak terkait. Secara deskriptif, tugas utamanya mencakup empat aspek utama: menyebarkan informasi tentang kebijakan, program, dan perkembangan organisasi; membangun dan memelihara citra positif organisasi di mata publik dan anggota internal; mengelola alur informasi agar mengalir dengan lancar dan akurat; serta berperan sebagai penghubung yang menghubungkan pimpinan tingkat atas, anggota organisasi di berbagai tingkatan, dan masyarakat luas.
Sementara unit kerja lain dalam organisasi menjalankan fungsi masing-masing dengan didukung oleh struktur organisasi yang jelas dan standar operasional kerja yang terdefinisi dengan baik, bidang Infokom seringkali ditemukan dalam kondisi yang berlawanan. Tanpa arah kebijakan yang tegas dari manajemen, unit ini cenderung beroperasi dengan kebijakan yang fleksibel namun tidak terstruktur, sehingga arah kerja tidak selalu selaras dengan tujuan utama organisasi.
Kondisi Ketimpangan yang Muncul
Kondisi ironis ini menciptakan ketimpangan yang nyata dalam operasional organisasi. Di satu sisi, bidang Infokom dituntut untuk memiliki respons yang cepat dalam menyebarkan informasi, mengelola seluruh rangkaian publikasi mulai dari materi cetak hingga konten digital, serta merespons dinamika perubahan yang terjadi di lingkungan eksternal seperti tren masyarakat atau perkembangan isu terkait.
Di sisi lain, kurangnya template kerja resmi, standar komunikasi yang seragam, dan pelibatan dalam proses pengambilan keputusan menyebabkan kinerja bidang ini sulit mencapai tingkat optimal. Ketika terjadi kesalahan dalam penyampaian pesan atau terjadinya miskomunikasi antara pihak terkait, bidang Infokom seringkali menjadi pihak yang ditunjuk sebagai penyebab masalah, meskipun faktor utama dari kesalahan tersebut adalah kurangnya dukungan struktural yang seharusnya diberikan.
Tanpa disadari atau memang diarahkan? Seringkali personel dari bidang lain menjalankan tugas dan kewenangan yang seharusnya menjadi wewenang bidang Infokom, hal ini yang semakin membuat manajemen organisasi menjadi kacau dan tidak terkoordinasi. Beberapa kasus menunjukkan bahwa divisi keuangan bisa saja membuat dan menyebarkan informasi tentang anggaran tanpa melalui proses verifikasi Infokom, atau unit program yang langsung memposting konten tentang aktivitas mereka di media sosial organisasi tanpa memperhatikan standar yang seharusnya diterapkan. Akibatnya, tidak hanya tugas Infokom yang tercampuri, namun juga membuat sistem manajemen organisasi menjadi tidak teratur, dengan banyak pihak yang terlibat dalam urusan komunikasi tanpa adanya koordinasi yang jelas.
Peran Strategis di Era Digital
Di era saat ini, di mana akses informasi menjadi sangat terbuka dan kemajuan teknologi digital berjalan dengan sangat cepat, peran bidang Infokom menjadi semakin strategis. Organisasi yang mengabaikan pentingnya pengelolaan informasi dan komunikasi yang baik akan menghadapi risiko yang signifikan, antara lain kehilangan kepercayaan dari masyarakat, munculnya disinformasi yang menyebar di dalam lingkungan internal organisasi, serta kegagalan dalam membangun narasi yang kuat untuk mendukung setiap kebijakan dan program yang dijalankan.
Upaya untuk Mengubah Kondisi Ironis
Berdasarkan banyak kasus yang terjadi, organisasi yang mulai menyadari pentingnya peran bidang Infokom dan memberikan dukungan yang tepat menunjukkan perubahan signifikan dalam kinerja keseluruhan. Perubahan tersebut terlihat dalam peningkatan sinergi kerja antar unit, peningkatan apresiasi publik terhadap program organisasi, serta peningkatan efisiensi dalam penyampaian pesan. Sayangnya, masih banyak pihak yang memandang bidang Infokom hanya sebagai unit yang menangani aktivitas media sosial atau produksi materi cetak seperti brosur, tanpa menyadari bahwa peran sebenarnya adalah membangun hubungan yang kuat dan memastikan setiap langkah organisasi dapat dipahami dengan benar oleh semua pihak.
Ketidakberadaan pedoman resmi juga sering menyebabkan inkonsistensi dalam penyampaian pesan – satu divisi dapat menyampaikan informasi dengan gaya dan terminologi yang berbeda dari divisi lain, sehingga menimbulkan kebingungan bagi publik maupun anggota internal. Bahkan, dalam beberapa kasus, informasi yang tidak sinkron dapat menciptakan kesalahpahaman yang berpotensi merusak citra organisasi yang telah dibangun dengan susah payah.
Selain itu, kurangnya keterlibatan bidang Infokom dalam proses pengambilan keputusan membuat unit ini kesulitan untuk mempersiapkan strategi komunikasi yang selaras dengan arah organisasi. Ketika kebijakan baru diumumkan secara tiba-tiba, tim Infokom harus bekerja ekstra keras untuk menyusun narasi yang sesuai dan menjawab berbagai pertanyaan yang muncul, padahal mereka seharusnya dapat berkontribusi sejak tahap perencanaan untuk memastikan kebijakan tersebut mudah diterima dan dipahami.
Penutup
Untuk mengubah kondisi ironis ini, diperlukan langkah konkret yang segera diambil oleh manajemen organisasi. Langkah tersebut meliputi penyusunan kebijakan komunikasi yang resmi dan komprehensif, penetapan template kerja yang jelas dan dapat diikuti secara konsisten, serta pemberlakuan kebijakan untuk memasukkan perwakilan bidang Infokom dalam forum keputusan strategis. Tidak kalah pentingnya adalah menetapkan batasan yang jelas mengenai tugas dan kewenangan setiap unit kerja, sehingga tidak terjadi tumpang tindih dalam menjalankan urusan informasi dan komunikasi. Selain itu, pemberian pelatihan berkelanjutan juga menjadi hal penting untuk memastikan tim Infokom memiliki kompetensi yang sesuai dengan perkembangan teknologi dan tren komunikasi terkini.
Hanya dengan implementasi langkah-langkah tersebut, bidang Informasi dan Komunikasi dapat benar-benar berperan sebagai tulang punggung organisasi – menghubungkan setiap elemen dalam struktur organisasi, menyebarkan pesan yang konsisten dan akurat, serta membangun fondasi yang kuat untuk mendukung pertumbuhan dan keberlanjutan organisasi secara keseluruhan.
